1.1 项目背景

　　为了响应国家“绿色环保、节能减排”，提高会议组织效率，人大、政协需建设一套基于私有云的小兵无纸化会议系统。本方案编写的目的在于从会议服务及数据安全的角度出发，探讨和研究通信技术、IT技术在项目中的解决方案，供参考决策。

1.2 客户痛点

　　市人大、政协日常的局务会和党委会会议比较多，会务人员不得不进行大量前期准备和协调工作，采用纸质的会议资料，参会人员需要大量的精力才能定位到自己关心的章节或内容，有时还可能出现遗漏；对于出差在外，无法查阅会议资料，也会对日常工作造成影响；如果会议资料在会前几分钟发生变更，将不可能进行大量印刷，影响会议质量；由于部分会议内容涉及到国家秘密或商业秘密时，对会议资料的控制非常重要。采用纸质会议资料，很容易发生丢失现象，难以保证会议资料的安全。

1.3 建设目标

　　新建一套基于私有云的小兵无纸化会议系统，实现日常局务会，党组会，科务会等当前会议，会议文件，会议通知，日程议程，会议须知，分组名单，历史会议，发言计时，修改密码，退出系统，离线查阅等功能。
　　与会者通过WIFI网络，使用PAD平板电脑，实现会议无纸化。
　　会议组织人员通过会议系统管理后台进行会务管理，资料上传。

1.4 系统简介

　　广州小兵过河信息科技有限公司小兵无纸化会议系统使用现代通讯技术、音频技术、视频技术、软件技术，通过文件的电子交换实现会议的无纸化。其特征是：文件传输网络化，文件显示电子化，文件编辑智能化，文件输入输出可控化。

　　小兵无纸化会议系统主要用于会议，也可用于教育培训。

　　会议流程：

1.5 系统特点

序号	特点	详细
1	绿色环保	会议文件数字化，无需打印纸质会议资料
2	安全可靠	会议材料电子文档在服务器保存，授权访问
3	灵活	会议资料发生变化，可立即通过会议系统进行更新，提高了会议的响应能力
4	高效	采用信息化技术手段，使传统会议电子化，表单化；参会人员可以通过WIFI会议PAD终端方便的定位所关心的内容，而不会有任何遗漏。

1.6 系统功能

1.6.1 整体设计

1.6.1.1 框架设计

　　客户端支持ANDROID/鸿蒙平台，基于HTTPS协议，采用HTML5技术开发，实现多设备，跨平台，即时更新。

1.6.2 功能介绍

1.6.2.1 客户端登录

　　打开客户端，输入正确的用户名、密码，可选择勾选“记住密码”，点击“登录”。

1.6.2.2 系统主界面

　　登录成功，进入会议系统主界面，会议系统主界面为会议系统各功能入口，包括：当前会议，会议文件，会议通知，日程议程，会议须知，分组名单，历史会议，发言计时，修改密码，退出系统等功能。

1.6.2.3 当前会议

　　切换到当前会议主页。

1.6.2.4 会议文件

　　实现会议文件查看。查看PDF文件支持文档标注。

1.6.2.5 会议通知

　　实现会议通知查看。

1.6.2.6 日程议程

　　实现日程议程查看。

1.6.2.7 会议须知

　　实现会议须知查看。

1.6.2.8 分组名单

　　实现分组名单查看。

1.6.2.9 历史会议

　　查看历史议题，会议资料文档

1.6.2.10 发言计时

1.6.2.11 修改密码

　　实现与会者密码登录密码修改。

1.6.2.12 离线查阅

　　在离线的情况下查阅在线浏览过的当前会议文件。

1.7 预期效果

1. 提高会议效率

　　快速准备：减少纸质材料的准备时间，提升会议前的准备效率。

　　即时更新：实时更新会议资料，确保参会人员获取最新信息。

2. 降低成本

　　减少纸张使用：显著降低纸张采购和打印成本，符合环保要求。

　　节约人力资源：减少会务人员的协调和准备工作量，优化人力资源配置。

3. 增强安全性

　　资料安全：电子文档存储在私有云中，提供授权访问，降低资料丢失风险。

　　数据保密：对涉及国家秘密和商业秘密的会议资料进行严格控制，提高信息安全性。

4. 提升参会体验

　　用户友好界面：通过PAD平板电脑实现便捷操作，提升参会人员的使用体验。

　　快速定位信息：参会人员可快速查阅关心的内容，避免遗漏重要信息。

5. 绿色环保

　　无纸化会议：实现会议文件数字化，响应国家绿色环保政策，降低会议活动对环境的影响。

6. 促进信息化建设

　　技术应用：推动通信技术、IT技术在会议管理中的应用，提升整体信息化水平。

　　提升组织形象：展现人大、政协在现代化管理和信息化建设方面的积极探索，提升组织形象。